Renegocjacje umów najmu powierzchni magazynowych i produkcyjnych

Polski rynek magazynowy od kilku już lat przeżywa swój boom. Realizowane są nowe projekty, także w miejscach, które wcześniej stanowiły białe plamy na magazynowej mapie Polski.  Większość umów najmu zawieranych jest na czas określony (3 lub 5 lat). Oznacza to większą dostępność istniejących powierzchni (zwalnianych przez poprzednich najemców) oraz znaczny wzrost liczby prowadzonych procesów renegocjacji umów najmu. Dla najemców obiektów magazynowych to jednocześnie dodatkowe możliwości, jak i spore wyzwanie.

Czy renegocjacja mają sens?

W zależności od sytuacji najemcy obiektu, renegocjacja umowy może być koniecznością lub niechcianym obowiązkiem. Część najemców wychodzi z założenia, że skoro przy podpisaniu umowy najmu kilka lat temu ich powierzchnia kosztowała kwotę X, to po określonym czasie najmu i amortyzacji obiektu kwota ta ulegnie zmniejszeniu. Taka logika, która jest słuszna w przypadku zakupu wielu innych produktów (np. samochodu), nie zawsze sprawdza się w przypadku powierzchni magazynowych. Często zdarza się, że zaproponowany przez właściciela obiektu nowy czynsz najmu jest wyższy, niż ten wynegocjowany jeszcze kilka lat temu. Wynika to ze specyfiki rynku i zmian własnościowych obiektów.

Na mapie Polski każdego roku pojawiają się nowe centra logistyczne i hale magazynowe. Może się okazać, że w regionie poszukiwań pojawiały się nowe obiekty, których lokalizacja dla najemcy będzie znacznie bardziej atrakcyjna niż aktualnie wynajmowany magazyn. Poza oficjalnymi projektami deweloperzy posiadają grunty zabezpieczone w różnych regionach kraju. Współpraca z pośrednikiem, który zna dany region pozwala upewnić się, czy zostały rozważone wszystkie możliwości.

Samemu czy z pośrednikiem?

Profesjonalny doradca zna magazyny dostępne na rynku jak i powierzchnie, które będą zwalniane przez dotychczasowych najemców. Dla klienta oznacza to pełną informację o rynku i pełny wachlarz dostępnych możliwości.

Jeżeli najemca jest przekonany, że chce zostać w obecnej lokalizacji, angażowanie pośrednika może wydawać się niepotrzebne. Jednak, jeżeli w procesie negocjacji najemca nie będzie miał konkurencyjnych ofert, trudno będzie mu wynegocjować atrakcyjne warunki handlowe. Udział w procesie pośrednika pomaga w zbudowaniu przewagi negocjacyjnej, oszczędza czas i ułatwia uzyskanie najlepszych warunków.

Kiedy należy rozpocząć renegocjacje?

Umowy najmu zwyczajowo zawierane są „od-do”, bez określenia terminu wypowiedzenia umowy, czy wymaganej daty zadeklarowania pozostania w istniejącej lokalizacji. Ma to oczywiście swoje plusy i pozwala na podjęcie decyzji w dowolnym momencie, z drugiej jednak strony nie daje gwarancji, że właściciel zgodzi się na przedłużenie umowy (bo np. moduł wynegocjował już inny najemca w ramach ekspansji).

W przypadku standardowych powierzchni, dobrym zwyczajem jest rozpoczęcie renegocjacji przynajmniej rok przed zakończeniem istniejącej umowy. Należy pamiętać, że sam proces budowy powierzchni biurowo-socjalnej to okres do 5 miesięcy. W sytuacji, gdy najemca poszukuje większej powierzchni (powyżej 5 000 mkw.) lub gdy poszukiwana powierzchnia nie jest typową powierzchnią magazynową (np. wymagane są bramy kurierskie lub obiekt typu cross-dock), poszukiwania warto rozpocząć znacznie wcześniej. Realizując nowe centra logistyczne deweloper może wtedy zaprojektować hale magazynową zgodnie z oczekiwaniami klienta.

Jaki jest koszt przeprowadzki?

W umowach najmu obiektów magazynowanych zawarte są klauzule, które określają sposób zwrotu wynajmowanych powierzchni po zakończeniu okresu najmu. Podstawowym zapisem jest konieczność doprowadzenia powierzchni do stanu pierwotnego, czyli usunięcia wszystkich adaptacji zrealizowanych przez najemcę (nie licząc naturalnego zużycia). Najczęściej zakres prac sprowadza się do usunięcia dziur w posadzce, spowodowanych kotwieniem regałów i naprawy ewentualnych uszkodzeń mechanicznych.

Sytuacja jest dużo bardziej złożona w przypadku klientów prowadzących w obiekcie prace produkcyjne. Większość umów najmu zawiera klauzule, w myśl których wszelkie adaptacje wykonane w obiekcie są własnością wynajmującego (pomimo tego, że faktycznie ich koszt ponosi najemca). W przypadku, gdy najemca zdecyduje się na przeprowadzkę, w nowym obiekcie będzie musiał jeszcze raz ponieść koszt wszelkich adaptacji. Warto zwrócić uwagę na ten punkt umowy i zadbać o właściwą pozycję negocjacyjną w przyszłości.

Ostatnim elementem, na który należy zwrócić uwagę, jest koszt zabezpieczeń umowy najmu. W myśl podpisywanych umów gwarancja bankowa obowiązuje przez 3 miesiące po zakończeniu umowy najmu (ze względu na ew. opłaty i naliczenia kosztów eksploatacyjnych). Przed uzyskaniem dostępu do nowego obiektu będziemy musieli przedstawić drugą gwarancję bankową, co oznacza, że przez pewien czas klient będzie zmuszony utrzymywać dwie gwarancje bankowe.

A co z pracownikami?

Koszt najmu obiektu to tylko jedna ze składowych kosztów w funkcjonowaniu firmy. W przypadku, gdy do obsługi magazynu potrzebny jest liczny zespół, może się okazać, że wysokość pensji pracowników sporo przewyższa koszt najmu obiektu. Jeżeli nowy obiekt będzie w znaczącej odległości od istniejącego, konieczne będzie poszukiwanie nowych pracowników, co przy niskiej stopie bezrobocia stanowi nie lada wyzwanie. Wielu najemców, przed podjęciem finalnej decyzji o przeprowadzce, przeprowadza z pracownikami konsultacje upewniając się, czy nowa lokalizacja będzie dla nich odpowiednia.

Podsumowanie

Niezależnie od stopnia zadowolenia z obecnej lokalizacji zawsze warto przed renegocjacją umowy najmu zweryfikować możliwości jakie oferuje rynek, a pozyskanie konkurencyjnych ofert pozwoli na wynegocjowanie najkorzystniejszych warunków handlowych. Nie warto zostawiać renegocjacji umowy na sam koniec, może się okazać, że wybór będzie wtedy już bardzo ograniczony, a interesujące powierzchnie już wynajęte przez innych najemców.