Przeprowadzka

Decyzja o zmianie lokalizacji zapadła, nowa umowa jest podpisana – teraz trzeba przenieść operacje tak, aby klienci jak najmniej odczuli zmianę. Przeprowadzka magazynu to projekt logistyczny, który warto prowadzić według jasnego harmonogramu i z jedną osobą odpowiedzialną po stronie firmy.

Harmonogram

Punktem wyjścia jest data przekazania nowej powierzchni oraz data zakończenia dotychczasowej umowy. Między nimi powinien zostać zapas na prace aranżacyjne, montaż regałów, uruchomienie systemów IT i ewentualne opóźnienia. Przy standardowym module trzeba liczyć się z kilkoma tygodniami prac, a przy budowie lub przebudowie części biurowo-socjalnej – nawet z kilkoma miesiącami.

• odbiór techniczny nowej powierzchni i protokół z ewentualnymi usterkami,
• montaż regałów, oznakowanie, instalacja systemów (WMS, sieć, monitoring, kontrola dostępu),
• odbiory i uzgodnienia ppoż. dla układu regałów i składowanych towarów,
• przeniesienie zapasów etapami lub w jednym, zaplanowanym oknie,
• uruchomienie i test procesów przed pełnym przejściem.

Ciągłość dostaw

Najbezpieczniej przenosić magazyn w okresie mniejszej sprzedaży i z wyprzedzeniem poinformować klientów oraz przewoźników o zmianie adresu i ewentualnych przerwach w realizacji zamówień. Przy dużych operacjach sprawdza się przeprowadzka etapowa – część asortymentu obsługiwana jest już z nowej lokalizacji, a część jeszcze ze starej. Wymaga to jednak przewidzenia w umowach krótkiego okresu, w którym firma płaci za obie powierzchnie.

Pracownicy

Jeżeli nowy magazyn jest daleko od dotychczasowego, trzeba zaplanować dojazdy, zmiany w grafiku lub rekrutację w nowym miejscu. Przy niskim bezrobociu – w I połowie 2026 r. ok. 3% według Eurostatu – rekrutacja może zająć więcej czasu niż sama przeprowadzka. Warto wcześnie poinformować zespół i zebrać jego uwagi do nowej lokalizacji.

Formalności

• zmiana adresu w rejestrach (KRS/CEIDG), u dostawców, przewoźników i w dokumentach celnych,
• przeniesienie lub uzyskanie nowych zezwoleń (np. sanitarnych, środowiskowych, dla składu celnego lub podatkowego),
• umowy na media, ochronę, odbiór odpadów i telekomunikację,
• aktualizacja ubezpieczenia mienia i OC.

Zwrot dotychczasowej powierzchni

Umowy najmu zwykle zobowiązują najemcę do przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego, z uwzględnieniem normalnego zużycia. Najczęściej oznacza to demontaż regałów, naprawę posadzki po kotwach, usunięcie adaptacji wykonanych przez najemcę i naprawę uszkodzeń. Warto wcześniej uzgodnić z wynajmującym zakres prac lub ich ryczałtowe rozliczenie oraz pamiętać, że gwarancja bankowa do starej umowy obowiązuje zwykle jeszcze kilka miesięcy po jej zakończeniu – przez pewien czas firma utrzymuje więc dwa zabezpieczenia.

Podsumowanie

Dobrze zaplanowana przeprowadzka zaczyna się na etapie negocjacji nowej umowy – od terminu udostępnienia powierzchni, okresu na prace aranżacyjne i pokrycia kosztów przeprowadzki przez nowego wynajmującego. Nasi doradcy pomogą uwzględnić te elementy w warunkach najmu.