Podpisanie umowy

W czasie negocjacji warunków umowy zazwyczaj Najemcy słyszą, że treść umowy jest standardowa i nigdy wcześniej nie było żadnych niedomówień i obiekcji. W takim razie, na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy najmu?

Przedmiot najmu

W umowie definiuje się m.in. powierzchnię, położenie czy numer księgi wieczystej. W przypadku kiedy wynajmowana jest tylko część danej nieruchomości, powinno się w metrach kwadratowych podać jej wielkość, albo wskazać poszczególne pomieszczenia przeznaczone do wynajmu. Obie strony muszą pamiętać, aby określić jaki teren przynależy do przedmiotu najmu.

Okres najmu

Ważną informacją, która powinna być zawarta w umowie jest okres najmu. Zapisy dokładnie definiują czas jego rozpoczęcia i zakończenia. Trzeba zwrócić uwagę, czy w tym punkcie jest zawarta informacja, w jakim terminie przed wygaśnięciem umowy najemca jest zobowiązany do podjęcia decyzji o jej przedłużeniu. Okres najmu wpływa na inne zapisy umowy, jak np. wysokość czynszu. Większe możliwości negocjacyjne pojawiają się gdy firma planuje zostać dłużej w jednej lokalizacji.

Wysokość czynszu

Najemca zobligowany jest do uiszczenia określonego czynszu. Jego wysokość zależy od:

• lokalizacji obiektu,
• wielkości wynajmowanej powierzchni,
• rodzaju(standardu) budynku(BTS, obiekt produkcyjny lub inny),
• długości kontraktu,
• ustaleń podczas negocjacji.

Jeżeli czynsz nie jest płatny w polskiej walucie, w umowie powinien znaleźć się zapis, który dotyczy sposobu przeliczania kwot.

Szczególnie należy zwrócić uwagę na to, do jakiego dnia miesiąca będzie płatny czynsz i jakie są konsekwencje opóźnień w płatnościach.

Indeksacja czynszu

Umowa określa wskaźnik waloryzacji (najczęściej HICP dla strefy euro przy czynszu w EUR), termin pierwszej indeksacji i ewentualny górny limit rocznego wzrostu. Po latach wysokiej inflacji 2022–2023 limit indeksacji jest jednym z ważniejszych punktów negocjacji.

Zabezpieczenia

Najczęściej wymagana jest gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa albo kaucja w wysokości kilku miesięcznych czynszów z opłatami i VAT, a także oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Warto sprawdzić, kiedy zabezpieczenie zostanie zwolnione po zakończeniu najmu.

Przedłużenie, rozwiązanie i ekspansja

Warto zadbać o opcję przedłużenia umowy na uzgodnionych warunkach, ewentualne prawo wcześniejszego rozwiązania (break option) oraz prawo do dodatkowej powierzchni w parku. Należy też pamiętać, że umowa najmu zawarta na czas dłuższy niż rok powinna mieć formę pisemną – w przeciwnym razie uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 Kodeksu cywilnego).

Zwrot powierzchni

Umowa określa, w jakim stanie najemca zwraca powierzchnię po zakończeniu najmu (przywrócenie do stanu pierwotnego) i co dzieje się z wykonanymi adaptacjami. Przy dużych inwestycjach najemcy warto z góry uzgodnić zakres prac lub ryczałt.

Dokumenty i klauzule ESG

Wynajmujący przekazuje najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej budynku lub jego części. Coraz częściej umowy zawierają też tzw. zielone klauzule – dotyczące wymiany danych o zużyciu mediów, korzystania z energii z fotowoltaiki czy standardów prac adaptacyjnych.

Opłaty eksploatacyjne i dodatkowe koszty

Do opłat eksploatacyjnych zaliczamy wszystkie usługi związane z utrzymaniem obiektu magazynowego i terenów wspólnych parku, tj. ochrona, odśnieżanie, utrzymanie czystości. Pomijając czynsz i opłaty eksploatacyjne, Najemca pokrywa również opłaty za media (woda, prąd, ogrzewanie, telekomunikacja). Warto sprawdzić, czy umowa przewiduje coroczne rozliczenie opłat na zasadzie otwartej księgi i ewentualny limit ich wzrostu.

Wykończenie pomieszczeń, zmiany budowlane i instalacje dodatkowe

Z zapisów w umowie wynika, w jakim zakresie i na jakich warunkach Najemca może przeprowadzać przebudowy czy zmiany instalacji. Znajdują się tam dodatkowo informacje na temat tego, że Wynajmujący ma prawo do przeprowadzania napraw i zmian budowlanych, bez których nie jest możliwe prawidłowe funkcjonowanie budynku.

Ubezpieczenie

Istotne jest, aby zwrócić uwagę na to jakie ubezpieczenie musi mieć właściciel nieruchomości, a jakie najemca. Najczęściej spotyka się zapisy:

• Wynajmujący zobowiązuje się na koszt własny ubezpieczyć przedmiot najmu od ognia, wichury i powodzi.
• Rzeczy ruchome stanowiące własność najemcy i wniesione przez niego do przedmiotu najmu zostaną przez niego ubezpieczone na własny koszt.

Podsumowanie

Wyżej wymienione zagadnienia, są najważniejszymi postanowieniami umowy najmu. Trzeba mieć na uwadze, że wynajem magazynu jest decyzją podejmowaną na wiele lat i musimy podejść do tego tematu bardzo rozważnie. Umowa sformułowana w prawidłowy sposób da możliwość funkcjonalnego i bezpiecznego korzystania z powierzchni magazynowej.